গুগল শিটে কীভাবে ওয়ার্ড অনুযায়ী ফিল্টার করবেন?

আমরা যারা কি-ওয়ার্ড নিয়ে কাজ করি, তাদের অনেক সময় শব্দভিত্তিক ফিল্টার করতে পারলে কাজের সুবিধে হয়। লং-টেইল কি-ওয়ার্ড কিংবা অন্য যেকোন কারণে তিন বা চার-এর অধিক কি-ওয়ার্ড সামনে আনার প্রয়োজন পড়ে। সময় সাপেক্ষে সেটি কম বা বেশি হতে পারে।

যদিও চাইলে এই ওয়ার্ডভিত্তিক ফিল্টার ahrefs অ্যাপস-এর মাধ্যমে করা সম্ভব, কিন্তু অনেক সময় আমাদের গুগল শিটে এভাবে ফিল্টার করতে পারলে অনেক সুবিধা হয়। কাজ দ্রুত হয়। 

বর্তমান লেখায় এই পদ্ধতিটি সম্পর্কে আলোকপাত করা হবে।

এখানে আমাদের ব্যবহৃত পদ্ধতি-এর লক্ষ্য নির্ধারণ করেছি- আমাদের শিটে থাকা কি-ওয়ার্ড সেকশনের কি-ওয়ার্ড গুলোর মধ্য থেকে চার বা চারের অধিক সংখ্যক যে সমস্ত কিওয়ার্ড রয়েছে সেগুলোকে আমরা ফিল্টার করে খুঁজে বের করবো। আমাদের আপাতত টার্গেট ৪ এবং ৪ এর অধিক ওয়ার্ড সম্পন্ন সেলগুলো খুঁজে বের করা। সেই অনুযায়ী আমরা বর্ণনা দেওয়ার চেষ্টা করেছি। 

১. প্রথমে আমরা কি-ওয়ার্ড সেলের পাশে নতুন একটি কলাম ইন্সার্ট করবো(যখন আপনার শিটে অনেক ডেটা থাকবে তখন ইন্সার্ট করার প্রয়োজন পড়ে)। সেটির নাম দেবো ‘Word’।

২. এরপর এই ‘Word’ সেলের নিচের সেল মার্ক করবো। দেখে নেওয়ার চেষ্টা করবো এটি যেন কাউন্ট করবো এমন কিওয়ার্ড গুলোর সেল-এর পাশে হয়। দূরে হলেও অসুবিধে নেই। প্রয়োজন মতো আপনি ব্যবহার করতে পারেন। আমরা বোঝানোর সুবিধার্থে পাশের কলাম-কে নির্বাচন করলাম।

৩. B2 সেল সিলেক্ট থাকা অবস্থায় সেখানে আমরা =counta(split(A2, ” “)) এই কোর্ডটি বসাবো। দেখার চেষ্টা করবো split( এরপর সিলেক্টেড সেলটা ঠিক আছে কিনা)। যদি না থাকে তাহলে নিজের ব্যক্তিগত শিটের ধরন অনুযায়ী সেল নাম্বার নির্ধারণ করে দিবো। এরপর Enter বাটন প্রেস করে দেখব। বুউউম!

৪. একটু দাঁড়ান! এখানে শুধু একটি সেল-এর শব্দ সংখ্যা কাউন্ট করে দেখাবে। এরপর আমরা B2 সেলের ডানপাশের নিচের দিকে একটা স্কয়ার আইকন দেখতে পাব। সেটিকে টেনে ধরে যতটুকু কাউন্ট করতে হবে (এখানে আমি B15 পর্যন্ত নিয়েছি) ততটুকু পর্যন্ত নিয়ে ছেড়ে দেব। তাহলে আমরা দেখবো পুরো  সেল জুড়ে পাশের সেলের শব্দ সংখ্যা দেখা যাচ্ছে। এখানে পাশের সেল আমাদের শিট অনুযায়ী বর্ণনা করা হয়েছে।

৫. এরপর B2-B15 সেল সিলেক্ট থাকা অবস্থায় ক্লিক করব Format> Conditional Format> Format Rules>Greater than or equal to

৬. সেখানে আমরা ‘Greater than or equal to’ এর নিচে দেখতে পাব ‘value or formula’ নামে আরেকটি সেল। এখন আপনি কত সংখ্যক কিওয়ার্ড ফিল্টার করবেন দেখিয়ে দিতে পারেন। আমি আপাতত ৪ এবং ৪ এর উপরের সংখ্যা গুলো মার্ক করতে নির্দেশ দিলাম। 

৭. দেখুন B সেল-এ চার বা তার অধিক সংখ্যক শব্দ সম্পন্ন সেলগুলো সবুজ কালার হয়ে গিয়েছে। 

৮. এখন এটুকুতে আপনার কাজ হয়ে যাওয়ার কথা। কিন্তু আপনি যদি অনেক বেশি ডেটা নিয়ে কাজ করেন, তখন স্ক্রল করে করে নিচে নেমে ফিল্টার্ড কি-ওয়ার্ড খুঁজে বের করা আরও বোরিং মনে হবে। এজন্য আমরা ব্যবহার করবো ‘কালার ফিল্টার’। 

৯.  কালার ফিল্টার ব্যবহার করার জন্য আমরা প্রথমে মেনু বার থেকে B1-B15 সিলেক্ট করে ফিল্টার অপশনটা চালু করবো। দেখার চেষ্টা করবো Word শব্দের পাশে ফিল্টার করার অপশনটি ভিজিবল হয়েছে কিনা।

১০. ফিল্টার অপশনে ক্লিক করলে আমরা কালার কোডের মাধ্যমে ফিল্টার করার অপশন খুঁজে পাব। 

১১. এইতো হয়ে গেল! একেবারে ফ্রেশ ৪ বার তার অধিক সংখ্যক কি-ওয়ার্ড আমাদের সামনে হাজির। 

এভাবে আমরা খুব সহজে ফিল্টার অপশন ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় কিবোর্ড বা প্রয়োজনীয় ডেটা সামনে নিয়ে আসতে পারব যা একই সাথে আমাদের কাজের গতি এবং সঠিক কার্যক্ষমতা বৃদ্ধি করবে।